某医药企业信息管理系统及项目管理分析

XX医药企业管理--信息管理系统重在管理

企业信息管理的实质就是企业管理的信息化，是企业将融合先进管理思想的信息技术进一步应用于管理，从而提高企业管理的效率和效益。所以，实施信息管理系统重点考虑的问题是管理问题。这种思想一直贯穿在XX医药公司信息管理系统的设计与实施过程中。

1. 实施信息管理系统的目的不仅仅是为了建立一个信息系统，而是要引入一种先进的管理，或者说最终目的是为了实现一种先进的管理。

A、信息化建设初期，选择具有先进管理模式的信息管理系统。

XX医药公司是一个已有五十多年经营历史的老企业，经营范围包括中西药品、医疗器械、玻璃仪器、化学试剂四大类商品。经营规模达到年销售5亿元以上，是XX医药商业的“龙头”企业，也是首批通过国家GSP(医药商品质量管理规范)认证企业。随着公司经营规模的不断扩大，经营方式的多样性，企业的管理也越来越复杂。面对不断蓬勃壮大发展的业务，公司领导意识到企业在管理上必须跃上一个更新的台阶。实现统购分销、统一物流管理，建立企业整体现代化管理系统已成为当务之急。公司1997年便使用了小型数据库下的局部计算机管理系统，该系统在开展业务合作、实现局部数据共享、有效化库存管理等方面为企业带来了可见的绩效，为实现企业的规范化管理打下了坚实的基础，积累了信息化管理的理论准备和实践经验。但该软件系统构建的相对固定性和企业的发展壮大、组织机构的调整变化、业务开展的延伸之间的矛盾日趋激烈，数据库技术及开发工具的不断升级、系统的构建已经越来越不能适应公司目前和未来的各种管理需求。

公司领导在企业加速发展的阶段对公司全面信息化给予了极大重视。准备将公司各职能机构的信息系统进行统一，使信息共享，消灭信息孤岛，加强管理、提高效率、增加效益。并且通过实施计算机管理系统的过程，能够逐步提高企业整体经营管理的水平；提高企业整体计算机应用的水平；提高计算机部门技术实力。

在公司领导准备对公司实施全面信息化建设的初期，就已经有了引进先进管理的构思。顺着这个思路，信息部门从众多软件公司中挑选出几家经验丰富、技术领先的公司。再经过数次考察和调研，包括了解软件公司实力、考察用户使用情况等，最终确定了其中一家作为合作伙伴。主要原因也是看中该公司的信息管理系统在管理上具有一定的先进性，符合公司领导引进先进管理的要求。

医药公司以往对信息系统的改进都是通过领导下达指令，信息部来完成对计算机程序的修改，缺乏各种相应的报告、文档、手册甚至流程图等重要文件，企业信息化管理相对落后。而此次信息系统的建立，双方首先共同成立了项目组，按照项目管理的程序来完成整个信息系统的构建。从引进先进管理的角度来讲，公司的信息管理部门已经先行一步。

B、在信息管理系统设计中，引入先进的管理

在信息管理系统的设计阶段，项目组对客户需求进行了调研。通过与公司领导的沟通，对系统在管理层面上的需求有更加深刻的了解。从公司整体管理的角度上来讲，系统需要支持以下几方面：

⑴、采购统一管理

⑵、销售统一管理

⑶、仓储统一管理

多年来，XX医药公司所下属的各个分公司都各自拥有采购、仓储以及销售等部门，不仅在人员机构上重复设置，资源上浪费严重，经营中也经常由于内部之间的竞争而给公司带来损失。统一购进管理后，由于药品采购集中，采购量相对增大，对压低供货单位的供货价格以及控制回款周期都有影响；统一销售管理后，对销售价格、销售毛利、客户资信等方面都可以进行严格有效的控制，避免了以往分公司之间的内部竞争；统一仓储管理后，公司对所有分公司的仓库管理员和库房进行统一管理，合理有效地利用资源，避免了浪费，也大大提高了公司整体仓储配送能力。

完成了客户需求调研以及客户需求分析报告确认后，项目小组结合公司目前实际情况和同行业单位先进管理经验，制定了信息管理系统项目的目标分析，对项目的目标进行了细化，内容有：

资料管理：使公司内部各个分公司之间的编码统一。

编码统一是公司统一购进、仓储、销售管理的前提。以往分公司每家都有自己的一套完整的编码，公司无法对整体进行查询统计。所以从公司管理的角度来讲，统一编码是一切管理的基础工作。（在统一编码的过程中，各个分公司由于对信息系统了解程度不一，都以各自为中心来考虑，使得编码长度一直增加，最后甚至达到14位。项目小组从方便管理的角度出发，参考同行业单位经验，提出了一套统一编码的方案。这个方案很好地解决了编码问题，为信息系统打下一个良好的基础。）

合同管理：加强合同管理，使经营规范化。

合同管理在以前是被视为累赘的一种管理制度。由于各分公司对于合同管理重视不够，同时原来的合同管理本身制定不够完善，所以一直没有真正实施过。这次作为一个项目目标被完整地提出来。

采购管理：建立物流整体采购配送的信息平台。

批发销售管理：实现信息网络化管理，实现业务系统数据的核算、汇总、集成。

配送管理：建立立体仓库的信息化管理。为用户建立订购系统、为厂家提供商品流向查询。

客户档案和信誉度管理：建立合理的信誉指标体系，控制经营风险。

人员考核：建立合理的考核指标，准确考核员工的工作业绩。

市场分析：为公司经营管理者提供快速、准确、多角度，全方位的统计。

财务接口：实现财务与业务系统的对接，降低人员的劳动强度。

系统管理：为企业不断优化业务流程提供技术基础。

系统开放：为提高公司的计算机应用能力，对公司提供系统开发平台。

项目目标细化的过程中，很多先进管理的方案已经被提出来，其中一些对于公司管理者来说甚至是非常迫切的。接下来项目小组就将信息系统的目标确定为：

1．精确、实时地反映和准确处理公司各项业务活动，实现企业药品“进、销、调、存、结”的一体化管理，准确是信息系统的基础。

通过药品信息和数据的传递，将进货环节、配送环节、销售环节、结算环节和计划环节的所有工作联系统一起来。进货部门根据电脑资料可清楚地知道药品流向、周转情况，准确及时地进货；货物的入库、出库以及仓库存货一目了然；自动完成价格查询、销售信息采集和消减柜存帐目等工作；核算部门通过计算机自动对各项数据进行汇总和帐务处理，并打印出各种报表供上级部门审阅；中高层管理人员不但可以查看各种报表，也可以通过计算机了解各种资料，发现问题及时处理。计算机化管理大大节省了人力，提高了准确程度，通过计算机网络快速、准确地获取第一手的信息和数据，加快了信息的传递和药品流通的速度，为企业在商战中获胜提供了可能。

2．真正实现单品的批次管理。

单品的批次管理需要全面掌握每种药品的“进、销、调、存、结”情况，靠手工来实现大型企业的单品管理是不可能的。信息管理系统的目标就是要将准确的单品的批次管理为现实。将单品管理渗透到整个商业物流的每一个环节，管理者可对所经营的药品的进行准确的跟踪，为实现GSP持续认证打下坚实的基础。

3．有效控制药品的进货，避免药品短缺或重复进货。

由于流通业导入专业化分工机理，产生出像生产流水线一样的高效率。系统特别设置采购业务的管理，一方面，通过完善的前期采购计划，根据药品的不同性质、不同属性，不同管理方式，不同结算方式来控制药品的进货量与进货额，实现权限管理。另一方面通过标准的安全储量管理，来建议、预警药品的订货时间、数量、频率等，完成最佳效益点订货，从而有效的控制库存储量与库存药品结构的最佳配比管理。

4．优化药品结构，减少资金占用。

公司主力药品的销售情况决定着公司的命运，因此主力药品周转不快，体现的利润不大就会成为药品公司的重大问题了。为了药品结构的合理化，必须对药品公司的主力药品是什么进行具体的认定。通过系统的销售分析，可知客户群的消费水平和主力药品的种类、价格和品质，判断二者是否一致，客户对各种药品的需要是怎样一种倾向，这种药品今后是否有很大的销售增长。公司管理者在作销售分析之后，就要采取措施把客户所希望的药品种类、品质和数量反映到药品的构成方面。

5．合理控制库存，提高资金利用率。

在公司的经营活动中，准确掌握药品的销售情况，及时处理滞销药品，调整进货内容，提高药品周转率是非常重要的问题。如果通过信息管理系统分析药品周转率，就能很清楚的知道哪些是呆滞药品，相应的就可尽快采取停止进货、促销等策略以减少其库存，从而最大限度的减少损失。

6．及时、准确地将企业各类信息加工处理后反馈给公司的最高管理层，提供可靠、完整、科学的决策依据。

每一个成功的商业企业，都离不开企业决策者对市场的准确预测和成功的发展战略。在企业制定计划时，通过信息系统的分析，将大大提高制定计划的科学性。信息管理系统将使医药公司真正拥有信息管理系统、决策系统，企业的业务经营活动、各项计划的核算、统计工作，包括计划报表的汇总、药品进、销、存的统计核算、财务会计活动等都可以利用计算机来进行。由于信息系统负担了全部业务经营活动的核算和资料储存业务，使得企业的经营决策有了科学的依据。

7．加强对员工管理考核的科学性，提高劳动效率，充分调动员工的积极性、创造性。

目前，在企业手工操作方式下，大量的人力只能忙于记帐和统计，信息管理系统通过网络技术使企业的各个部门做到信息共享，通过数据库技术储存上百万甚至上亿条的信息数据，并且快速地进行统计和核算，并可通过条形码技术加快药品的流转速度，所有这些都为提高业务处理和核算工作的效率提供了可能，节约了大量的人力和物力从事企业的决策和分析工作；同时由于手工操作的劳动量大，工作人员的负担重，造成出错率相当高，不仅为企业的经营核算带来很多不便，同时也会对企业信誉产生不良的影响，而信息管理系统准确、完善、强壮，提高了企业办公人员的工作质量。

C、在信息管理系统实施和后期维护中，将先进的管理固化

信息系统实施过程中，项目小组严格按照项目管理中所要求的进度控制，在规定时间内完成了项目的实施。同时，各个部门以及各个环节所涉及的相关管理规章制度、用户手册以及系统手册也相继制定出来。对于公司管理来说，无疑是将先进管理进一步升华。

下面是部分规章制度以及管理文档：

XX医药公司企业管理体系文件

部门职能概述：

岗位职责描述：

成药外联开票管理文档（cj013）