哈药集团有限公司
外派监事管理制度
北京新华信管理顾问有限公司
2004年4月
目 录
第一章总则1
第二章职责、权利和义务1
第三章聘任2
第四章工作方式、内容和报告4
第五章考核和薪酬5
第六章解聘、辞职和离任6
第七章附则7
附一：哈药集团公司外派监事任命书8
附表二：哈药集团公司外派监事工作报表9
附三：哈药集团公司外派监事解聘书10
- 总则
- 为建立和完善哈药集团法人治理机制，科学有效地管理外派监事，根据《公司法》、《上市公司治理准则》等相关法律法规和哈药集团章程，制定本制度。
- 外派监事是指哈药集团公司对外投资时，由哈药集团公司提名并代表哈药集团公司在被投资企业出任监事的员工。
- 外派监事按照是否在哈药集团公司兼任经营管理职位分为专职监事和非专职监事。专职监事是指在哈药集团不兼任经营管理职位的外派监事，非专职监事是指在哈药集团兼任经营管理职位的外派监事。
- 本制度中，除特殊注明之外，“集团”是指哈药集团，“集团公司”是指哈药集团有限公司，“权属公司”是指哈药集团有限公司拥有实际控制权的对外投资企业。
- 职责、权利和义务
- 集团公司通过外派监事对权属公司董事会和经营层经营管理进行监督，外派监事应该严格履行其职责。外派监事的职责包括：
- 参与检查权属公司财务，并及时向集团公司汇报权属公司的财务现状；
- 参与监督权属公司董事、经营层成员在经营管理中是否合法合规，当权属公司董事、经营层成员的行为损害公司利益时，要求其予以纠正，并及时向集团公司汇报；
- 集团公司赋予的其他职责。
- 外派监事在履行职责时，应该享有相应的权利。外派监事的权利包括：
- 获知权属公司各类经营管理信息的权利；
- 获知集团公司有关其任职权属公司经营管理信息的权利；
- 列席集团公司有关其任职权属公司经营管理决策会议的权利；
- 出席权属公司的监事会的权利；
- 在权属公司监事会上对所议事项进行表决的权利；
- 列席权属公司董事会的权利；
- 提议召开权属公司董事会的权利；
- 提议召开权属公司临时股东大会的权利；
- 集团公司赋予的其他权利。
- 外派监事在履行职责时，应该体现相应的义务。外派监事的基本义务包括：
- 遵守集团公司章程，忠实履行职务，维护集团公司利益，不得利用监事的职权为自己谋取私利；
- 不得利用监事职权收受贿赂或者其他非法收入，不得侵占集团公司的财产；
- 不得泄露集团公司秘密；
- 作为集团公司的对权属公司经营管理的监督者，在权属公司监事会进行表决时，要慎审行使表决权，不得损害集团公司利益；
- 外派监事不得同所任职公司订立合同或者进行交易。
- 聘任
- 集团公司在选派和任命外派监事时，要遵循程序规范、标准透明、用人唯贤等用人原则。
- 外派监事的基本任职资格包括：
- 根据国家相关法律法规具备担任公司监事的资格；
- 承认并信守集团公司章程，承诺根据公司章程及有关的管理制度忠实、诚信、勤勉地履行职责；
- 具备现代公司治理的基本知识，熟悉相关法律法规和内部管理制度；
- 具备一定的管理能力和专业能力，管理能力包括沟通协调能力和人际交往能力等，专业能力包括研究分析能力、问题解决能力、表达能力等；
- 年富力强，有足够的时间和精力履行其应尽的职责；
- 外派监事的选拔和任命流程如下：
- 集团公司董事会根据权属公司的实际情况，向人力资源部提出委派外派监事的需求计划；
- 人力资源部根据外派监事需求计划组织初步选拔，根据初步选拔结果提出外派监事候选人名单（2－3人）；
- 人事分管副总裁对外派监事候选人名单进行审议，并提出意见；
- 总裁对外派监事候选人名单进行审核，必要时召集总裁办公会进行审议，并提出外派监事提名议案（1人）；
- 集团公司董事会对总裁（总裁办公会）审议通过的外派监事提名议案进行审核，并形成集团公司的决议；
- 集团公司董事会董事长根据董事会决议，在权属公司股东大会上对外派监事提名议案进行表决；
- 外派监事提名议案经过权属公司股东大会表决通过之后，由董事会董事长签发外派监事任命书（参看附一《哈药集团公司外派监事任命书》）；
- 外派监事收到外派监事任命书之后前往权属公司就职。
- 外派监事既可以是专职监事，也可以是兼职监事。
- 外派监事应该要保证有充分的时间和精力来切实履行其职责，专职监事最多可以同时在不超出4家权属公司担任外派监事，兼职监事最多可以同时在不超出2家权属公司担任外派监事。
- 工作方式、内容和报告
- 兼职外派监事的日常办公地点在集团公司。
- 专职外派监事的日常办公地点根据实际情况来确定，既可以在集团公司办公，也可以在权属公司办公。
- 外派监事如果在集团公司办公，应该遵守集团公司的日常管理制度，如果在权属公司办公，应该遵守权属公司的日常管理制度。
- 外派监事应该按照权属公司监事会会议通知准时出席监事会，如果由于客观因素不能出席监事会，应该以书面形式委托集团公司其他外派监事代为投票，并及时向集团公司汇报。
- 外派监事在出席权属公司监事会之前，要做好充分的准备工作，包括：
- 主动向权属公司其他监事、经营层和相关部门了解和获取监事会议题的相关信息；
- 对监事会拟审议的议题，外派监事之间要及时进行内部沟通，并在充分沟通的基础上提出初步的决策议案，及时把决策议案向集团公司相关领导汇报并听取指示；
- 外派监事应该大力配合集团公司相关领导对拟审议的议题进行审议和决策，必要时列席集团公司总裁办公会和董事会会议。
- 外派监事根据集团公司的决议，代表集团公司在权属公司监事会上进行表决，并及时把表决结果向集团公司相关领导进行汇报。
- 外派监事在权属公司监事会进行表决时，必须遵循集团公司的决议。
- 外派监事在权属公司监事会闭会期间的主要工作内容包括：
- 了解权属公司财务现状及其存在的问题，并及时把相关信息反馈到集团公司；
- 监督权属公司董事会和经营班子执行股东大会和监事会的各项决议；
- 检查权属公司董事会和经营班子经营管理的合法性和合规性；
- 配合集团公司审计监察部对权属公司进行审计；
- 集团公司安排的其他工作。
- 集团公司外派监事实行工作汇报制度，具体安排如下：
- 每月汇报一次，通过列席总裁办公会进行汇报；
- 对重大事项，根据实际情况进行不定期汇报，既可以是单独对总裁进行汇报，也可以列席总裁办公会进行汇报；
- 外派监事工作汇报的主要内容包括：
- 汇报期内个人主要的工作内容及其取得的工作业绩；
- 汇报期内权属公司财务现状及其存在的问题；
- 汇报期内权属公司对股东大会决议和监事会决议的执行情况；
- 汇报期内权属公司董事会和经营层在经营管理中存在的问题；
- 集团公司所要求的其他汇报内容。
- 外派监事列席集团公司董事会进行年度述职报告，年度述职报告是对外派监事进行考核的重要依据。
- 外派监事工作汇报既要按要求进行当面的述职汇报，也要提交书面的工作报表，书面工作报表（参看附表二《哈药集团公司外派监事工作报表》）是对外派监事进行考核的重要依据。
- 考核和薪酬
- 集团公司对外派监事实施定期考核，详细的考核办法详见《哈药集团公司员工考核管理办法》和《哈药集团员工考核标准》。
- 集团公司实施外派监事补贴制度，外派执行监事补贴标准由集团公司发放，在集团公司管理费用列支。
- 外派监事年度补贴标准为XXXXX元，同时兼任多家公司的外派监事每增加一家公司年度补贴增加XXXX元。
- 外派监事补贴在监事任期满整年时以现金形式发放。
- 任期不满整年的外派监事如果是正常离任，补贴标准按任期月度进行折算；如果是非正常离任，取消当期的补贴。
- 解聘、辞职和离任
- 外派监事实行任期制，具体任期由其所任职的权属公司根据公司章程确定。
- 外派监事如果不能胜任工作，集团公司应该及时予以解聘。
- 外派监事解聘方案由集团公司人力资源部提出，报集团公司总裁办公会和董事会审核通过，提交集团公司股东大会审批，具体的流程如下：
- 人力资源部根据外派监事工作表现和考核结果，对于不能胜任工作需要的外派监事提出解聘方案；
- 人事分管副总裁对外派监事解聘方案进行审议，并提出意见；
- 总裁办公会对外派监事解聘方案进行审议，并提出集团公司关于外派监事解聘议案；
- 集团公司董事会对外派监事解聘议案进行审核，并形成集团公司关于外派监事解聘的决议；
- 集团公司董事会董事长根据董事会决议，在权属公司股东大会上对外派监事解聘决议进行表决；
- 外派监事解聘决议经过权属公司股东大会表决通过之后，由董事会董事长签发外派监事解聘书（参看附三《哈药集团公司外派监事解聘书》）；
- 外派监事在任期内可以提出辞职，但是辞职申请须经集团公司审核通过之后提交权属公司股东大会审批，具体流程如下：
- 外派监事提出辞职申请；
- 集团公司人力资源部对外派监事辞职原因进行调查，并提出专业意见；
- 集团公司人力资源分管副总裁审阅辞职申请，并出示意见；
- 集团公司总裁办公会审议辞职申请，并出示意见
- 集团公司董事会审议辞职申请，并形成集团公司关于辞职申请的决议；
- 集团公司董事会董事长根据集团公司决议在权属公司股东大会上进行表决。
- 外派监事的非正常离任是指被解聘或者任期内主动辞职而离任，其他情况均为正常离任。
- 外派监事离任时，由审计监察部对其进行离任审计。
- 外派监事离任前要把有关档案材料、正在办理的事务及其他遗留问题全部移交。
- 附则
- 本制度由集团公司人力资源部起草和修订，由集团公司总裁（办公会）审议，集团公司董事会审批后发布。
- 本制度自发布之日起施行。
- 本制度由哈药集团公司人力资源部负责解释。
先生（女士）：
经集团公司总裁办公会研究，经集团公司董事会审议，并由 公司股东大会表决通过，决定由你自 年 月 日起开始担任 公司监事职务，任期 年。
特此任命。
哈药集团有限公司
（盖章）
年 月 日
姓名 | | 权属公司名称 | | 报告期 | |
主要工作内容 | |
|
|
|
主要工作业绩 | |
|
|
|
重要决议实施情况 | |
|
|
|
|
|
存在问题及其对策建议 | |
|
|
|
|
|
|
其他 | |
|
|
先生（女士）：
经集团公司总裁办公会研究，经集团公司董事会审议，并由 公司股东大会表决通过，决定你自 年 月 日起开始不再担任 公司监事职务。
特此通知。
哈药合集团有限公司
（盖章）
年 月 日